kick off meeting

El kick-off meeting, el pilar de la comunicación en tu proyecto

 Cuando te nombran Director de Proyecto una de las primeras interacciones con los principales afectados de tu proyecto (stakeholders/interesados) es la reunión de arranque, más conocida como Kick off meeting. Podemos definir esta reunión como un encuentro entre los responsables de la empresa ejecutora del proyecto y el cliente para hablar de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece, formalmente, su arranque. Hasta aquí la definición formal, pero ¿le prestas realmente atención a esta reunión o simplemente es una más de todas las que vas a tener a lo largo de la duración del proyecto?

 La reunión de arranque es una herramienta muy poderosa para facilitar la comunicación en tu proyecto 

Además de establecer el arranque formal, es un perfecto punto de encuentro entre cliente y empresa proveedora del servicio donde se tendrán que establecer los pilares que guiarán tu proyecto.

 Aunque no te va a garantizar su éxito, es muy probable que una mala reunión de arranque sea un indicio para un proyecto problemático: El fin exitoso de todo proyecto se empieza a consolidar con un buen inicio. A continuación te enumeramos algunos de los aspectos relevantes que deberás tener en cuenta a la hora de plantearte la reunión de arranque:

1-Plantea una reunión presencial Siempre que sea posible, intenta que la reunión de arranque sea presencial o, al menos, a través de videoconferencia. La comunicación no verbal es una buena herramienta para entender a nuestro interlocutor, y poder tener un contacto visual con los principales actores del proyecto te ayudará a entender sus expectativas.

2-Prepara bien la reunión Como ya hemos comentado en otros posts, la preparación es relevante, pero en el caso de la Kick off meeting mucho más si cabe. Esta no es una reunión social. Es quizá la reunión más relevante de tu proyecto, donde vas a establecer los modelos de gobierno y puede que el único momento en el que todavía no haya problemas a resolver y donde el ambiente sea cordial (aunque hay veces que ni en ese momento). Durante la preparación es importante que revises toda la información de la que dispones para resolver las siguientes preguntas:

 ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
 ¿Qué beneficios, cual es el valor que aportará a la organización? (tanto a tu organización como al cliente)
 ¿Cuál es el alcance del proyecto y sus entregables principales?
 ¿Cuáles son las fechas críticas (hitos) del proyecto?
 ¿Cuál es su coste?  ¿Cuáles son los principales riesgos asociados al proyecto?
 ¿Existe algún supuesto, premisa, restricción o exclusión que tengas que tener en cuenta?
 Tienes que entender el entorno (la organización, el sector,…) en el que se va a desarrollar el proyecto.
 Tienes que identificar y conocer los stakeholders (interesadores/afectados) de tu proyecto.


 3-Durante la reunión Aunque tú como director del proyecto llevarás la voz cantante a la hora presentar los principales puntos, no dejes que sea una reunión cerrada (un discurso). Tienes que abrir el debate al resto de los asistentes en algunos puntos relevantes.

 El objetivo es que puedas conocer de primera mano sus expectativas, sus principales preocupaciones y, sobre todo, reducir o al menos minimizar las incertidumbres que pueda haber. Los temas que vas a tener que tratar, como mínimo, son:
 Tienes que mostrar el objetivo y misión del proyecto y su alcance.
Presenta el calendario global (no tiene que ser detallado) con los principales hitos y entregables que se van a producir.
 Muestra los riesgos que ya has identificado y puedes abrir un breve debate sobre si alguno de los presentes tiene identificado algún riesgo más.
 Es un buen momento para que presentes al equipo del proyecto, cuáles son sus roles y sus responsabilidades. En aquellos roles que no esté claro quién será la persona asignada (sobre todo en roles del cliente), es el momento adecuado para definirlos y establecer los canales de comunicación y niveles de escalación para posibles incidencias que puedan surgir. Recuerda que en esta reunión vas a fijar las bases de gobierno y tienes que contemplar tanto los buenos como los malos momentos que puedan venir. Nuestro peor enemigo en esta reunión es la típica frase “…no hace falta entrar en esos detalles, nos vamos a llevar bien…”. ¿Y si no nos llevamos bien? Mejor deja todo claro desde un principio.
 En la reunión de kick off tienes que establecer cómo se harán las reuniones de seguimiento, su periodicidad y los participantes en dichas reuniones.
 Uno de los principales riesgos que te puedes encontrar durante la reunión en tu rol como moderador, es que algún tema se enquiste. En este caso tendrás que intentar posponer ese tema a otra reunión monográfica para poder continuar avanzando en otros temas.  Establecer los próximos pasos.


 4-Después de la reunión La kick off meeting no acaba al finalizar la reunión. Como toda reunión será necesario elaborar el acta y distribuirla a todos los asistentes.
No dejes pasar mucho tiempo e intenta enviarla, como máximo, dentro de los dos días siguientes a la celebración de la reunión. Como ya hemos indicado en un post previo, tienes que dejar claro los compromisos y las tareas asumidas por todas las partes (cliente y proveedor) así como los responsables de su ejecución. Este es el elemento fundamental para mover a la accióndespués de tu reunión de arranque.
Es recomendable, antes de hacer llegar el acta a todos los asistentes, que pudieras contrastar su contenido con algunos de los interlocutores del cliente (normalmente aquella persona que tiene la responsabilidad principal de hacer el seguimiento por su parte).



 5-Premisas finales Para terminar es importante que tengas muy presente estas premisas antes de afrontar una kick off meeting:
 Tu objetivo es establecer un compromiso claro por parte de todos los participantes (tanto de la empresa que ejecuta el proyecto como del cliente)
 Tienes que establecer un clima de confianza
 Clarifica todas las dudas que puedan surgir entre los participantes. Es uno de los momentos más relevantes para identificar las distintas expectativas sobre el proyecto.
 Confirma los roles y responsabilidades de todos los participantes. Así que ya sabes, en tu próximo proyecto pon toda tu energía en lograr una exitosa kick off meeting. Puede ser el primer paso para alcanzar el éxito en tu proyecto porque, como ya decía Platón: “El inicio es la parte más importante de la obra”.

primera clase

QUE ES UN PROYECTO? 

Proyecto 

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. 

Características de un proyecto 

Temporal: Debe tener principio y fin.  Único: Carácter no repetitivo.  Progresivo: Sigue una serie de etapas en su elaboración. 

Tipos de Proyectos. 

Por su motivación: 

• Demanda del mercado 

• Necesidad del negocio (interno) 

• Petición del cliente (externo) 

• Avance tecnológico 

• Requerimiento legal 

• Necesidad social 

 

¿Qué es la Gestión de Proyectos? 

Una definición más cercana sería la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.  

 

La gestión de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos, unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas.  

Ciclo de Vida VS. Gestión. 

Ciclo de vida de un proyecto: Cada una de las fases que hay que desarrollar para obtener el producto o servicio asociado. 

 

 

Gestión del proyecto: Metodología para planificar, ejecutar y controlar las fases de una manera más efectiva (con más probabilidades de éxito) 

Ciclo de Vida VS. Gestión. 

Ciclo de vida de un proyecto: Depende de cada tipo de proyecto.  Ej.:  Desarrollo SW: Análisis, Diseño, Programación, Prueba,  Implementación. 

 

Gestión del Proyecto: Siempre las mismas etapas: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre. 

¿Por qué la Gestión de Proyectos? 

En los últimos años la experiencia a revelado que para que los proyectos informáticos lleguen a buen puerto es necesario que exista una gestión integral del proyecto que abarque todo el ciclo de vida del mismo, es decir, desde que el proyecto es sólo una necesidad o  idea, hasta el cierre formal del mismo.  

 

Las características del proyecto no van a cambiar por el hecho de usar un proceso formal de gestión de proyectos. Implantar una eficiente gestión de proyectos no quiere decir que no se tendrán problemas, ni significa que los riesgos simplemente desaparezcan, o que no haya sorpresas. Lo que sí que cambia es la forma en que los eventos son gestionados cuando el proyecto está en curso.  

 

¿Por qué la Gestión de Proyectos? 

El valor de una buena práctica de gestión de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las posibles contingencias. En ningún caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestión del proyecto debe entenderse como una pérdida para el proyecto, todo lo contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado final. 

Beneficios de la Gestión de Proyectos 

- Ahorros de tiempo y coste. 

- Más rapidez en la solución de problemas. 

- Optimización en la resolución de riesgos. 

- Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas. 

- Mayor calidad de productos y servicios. 

- Optimización de la gestión financiera . 

- Mejora del proceso de toma de decisiones. 

- Mejora del ambiente laboral. 

¿Que es el Project Management? 

También se puede decir que es: 

 

“Articular el método para alcanzar un objetivo único en un plazo con principio y fin claros utilizando las técnicas que nos proporciona la gestión” 

sistema de evalucion

Sistema de Evaluación
Para computo se considera un parcial y dos Laboratorios que comprenden tareas ex aula, guías practicas, actividades grupales entre otras.
Para cada computo se realizara una Co-Evaluación y Autoevaluación.
 Avance de Portafolio Estudiante para computo I y II y entrega final Computo III.

 Computo 1
Laboratorio 1
Examen escrito 30%
Actividades en Aula 40%
Asistencia 20%
Coevaluación 10%

Laboratorio 2
Examen escrito 40%
 Autoevaluación 10%
Avance proyecto 50%

Parcial Examen Escrito 40%
Exámenes Cortos 30%
Portafolio 30%

GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS 

Presentación Asignatura 

Gestión de Proyectos Informáticos 

Pre-requisito:  Administración de Bases de Datos II Ciclo Académico: VII Horarios:  

Día Aula Hora Lunes 17 12:40 a 2:20 pm 

Martes 9 10:40 a 12:20 pm

Descripción de la Asignatura 

Los proyectos informáticos al igual que otros tipos de proyectos deben de ser realizados utilizando métodos y procedimientos que garanticen su efectividad.  Gestionar un proyecto informático implica llevarlo a su conclusión con el grado más alto de eficiencia.  En las empresas hoy en día la Gestión de Proyectos  es un tema relevante, por tanto es importante que el estudiante desarrolle habilidades técnicas y blandas que vienen dadas por la  personalidad del administrador del proyecto,  los planes de proyecto, el esfuerzo y las estimaciones son las principales habilidades técnicas, mientras que el liderazgo, la comunicación, la cultura y la ética son asociadas generalmente a habilidades blandas.  

Existen estudios que revelan que muchos de los problemas encontrados en la administración de proyectos se evidencian en manejo inadecuado de recursos, cronogramas no reales, directivas no claras brindadas por parte de la dirección del proyecto, poco compromiso entre los miembros del equipo, carencia de comunicación y conflictos entre los diferentes departamentos de la organización.  

En esta asignatura el estudiante aprenderá  los conocimientos teóricos y prácticos para la gestión de proyectos, a preparar e integrar ofertas económicas para participar en proyectos informáticos, a elaborar actas de constitución de proyecto, a controlar comunicaciones, riesgos, tiempo, costos, calidad, adquisiciones, recurso humano e identificar errores con la finalidad principal de dar seguimiento y control a todas las actividades que intervienen en el desarrollo de un proyecto, lo que generara conocer en todo momento qué problemas se producen y resolverlos o mitigarlo de manera inmediata. 

Contenidos 

Unidad 01  La Gestión de Proyectos. Conceptos Básicos 

1.1 ¿Qué es un proyecto?, Características y Componentes 

1.2 Dimensiones de un proyecto. Definiciones

 1.3 Ciclo de vida del proyecto 

 1.3.1 Características del Ciclo de Vida del Proyecto 

 1.3.2 Relaciones entre el Ciclo de Vida del Producto y del Proyecto 

 1.3.3 Fases del Proyecto 

 1.3.4 Proyectos vs. Trabajo Operativo 

 1.3.5 Interesados de un Proyecto 

 1.3.6 Influencias de la Organización en la Dirección de Proyectos 

1.3.7 El Portafolio del Proyecto 

1.4 Factores críticos para el éxito o fracaso de un proyecto 

1.5 Metodologías – Frameworks para la gestión de proyectos

Unidad 02  Aprobación y definición del Proyecto

 2.1 Etapas en la selección y aprobación del proyecto

  2.2 Elementos para la definición del Proyecto 

2.2.1 Directrices de Proyecto 

2.2.2 Definición de Términos Básicos del Proyecto

 2.2.3 Metodología de Trabajo 

2.2.4 Análisis de Riesgo

 2.2.5 Peopleware (Gestión de Equipos – Recurso Humano clave para el desarrollo del proyecto)  

2.2.6 Preparación de la oferta económica   

 2.4.1 Conceptos claves de la Oferta económica    

 2.4.2 Elementos que incluye la oferta económica 

2.5 El acta de constitución del proyecto

Contenidos 

Unidad 03 Planificación del Proyecto 

3.1 ¿Qué es un plan de proyectos?

 3.2 Etapas de la planificación 

3.3 El tiempo del proyecto    

 3.3.1 Estructura de desglose de trabajo  

 3.3.2 Creación de Cronograma de trabajo          

 3.3.2.1 Secuenciación de actividades             

 3.3.2.2 Ruta Critica             

 3.3.2.3 Diagrama de Red 

3.4 El Plan de Costos del proyecto

 3.5 El Plan de Calidad del proyecto

 3.6 El Plan de Recurso Humano del Proyecto 

3.7 El Plan de Comunicaciones del Proyecto

 3.8 El Plan de Adquisiciones del Proyecto

 3.9 Gestión de los Riesgos del proyecto 

Contenidos 

Unidad 04 La Ejecución, Seguimiento y Cierre del  Proyecto

 4.1 Componentes principales de la ejecución 

4.2 El lanzamiento de un proyecto 

4.3 La gestión del proyecto en el día a día 

4.4 Seguimiento y control del proyecto     

 4.4.1 Control de cambios     

 4.4.2 Seguimiento de la planificación del proyecto

 4.4 Herramientas de apoyo durante la ejecución: el portafolio de proyecto 

4.5 Cierre del proyecto      

 4.5.1 Cierre abrupto          

 4.5.2 Cierre ordinario          

 4.5.3 Entrega y documentación del proyecto          

 4.5.4 Lecciones aprendidas          

 4.5.5 Valoración del proyecto después del cierre          

 4.5.6 Apoyo al cliente